Tail Spend nella produzione: Come controllarla senza rallentare la progettazione
Tipici ordini di produzione di basso valore
La spesa di coda nel contesto della produzione comprende voci quali i prototipi Parti CNC, una tantum Stampe 3D, piccoli lavori di lamiera, campioni di stampaggio a iniezione in fase iniziale e componenti di ricambio urgenti. Anche se ogni lavoro può essere di poche centinaia di euro, il team di ingegneri lo considera urgente, il team di approvvigionamento lo considera un'eccezione e la lista dei fornitori continua a crescere.
Perché questi ordini fanno perdere tempo e costi amministrativi?
Ogni piccolo ordine attiva l'intero ciclo di approvvigionamento: ricerca di un fornitore, emissione di una RFQ, negoziazione del prezzo/tempo di consegna, inserimento del fornitore, creazione di un PO, gestione della consegna, elaborazione della fattura e archiviazione della documentazione. Per i lavori di basso valore, questa procedura è inefficiente; il costo della transazione spesso supera il costo del pezzo. Le ricerche dimostrano che le aziende ignorano la spesa di coda a loro rischio e pericolo: la spesa di coda non gestita di solito comporta 80-90% di fornitori ma solo 10-20% di spesa.
Il costo reale dietro la spesa per la coda
Costo del processo vs costo del pezzo
Nella produzione, si potrebbe pagare 300 euro per una staffa, ma spendere diverse ore tra approvvigionamento, qualità e progettazione per realizzarla. Poiché il valore del pezzo è basso, le spese generali diventano il costo dominante. Gli studi dimostrano che le aziende che gestiscono le spese di coda in modo digitale possono ridurre i costi del processo purchase-to-pay di 30-40% in questa categoria.
Come la frammentazione dei fornitori crea rischi
Quando si hanno centinaia di microfornitori che svolgono un unico lavoro, si perde la standardizzazione della qualità, la documentazione, la prevedibilità dei tempi di consegna e la visibilità delle spese. Ogni nuovo fornitore comporta rischi di onboarding, termini non standard, rischio di mancata corrispondenza delle fatture e dati storici limitati sulle prestazioni. Un team di approvvigionamento che gestisce molti fornitori di scarso valore spesso ha più “rumore” che valore strategico.
Avviate il vostro progetto di produzione con MakerVerse
MakerVerse è una piattaforma per l'approvvigionamento di componenti industriali. Offre un accesso immediato a una catena di fornitura verificata e a una gamma completa di tecnologie di produzione. Grazie a quotazioni, gestione degli ordini e adempimenti basati sull'intelligenza artificiale, MakerVerse aiuta a gestire tutto, dai prototipi iniziali alla produzione su larga scala.
Perché le soluzioni tradizionali non funzionano
PCard, BPO e team interni
Gli approcci più comuni includono l'emissione di carte d'acquisto (PCard), l'esternalizzazione delle spese di coda a un fornitore di servizi di outsourcing dei processi aziendali (BPO) o l'assunzione di più personale addetto agli acquisti per seguire gli ordini una tantum. Nessuno di questi approcci elimina veramente la frammentazione o accelera l'ingegneria. Possono spostare la sede del lavoro, ma non riducono i tempi di consegna, il rischio dei fornitori o le spese amministrative.
Perché gli ingegneri bypassano i processi lenti
Se il processo di approvvigionamento, quotazione e approvazione di un piccolo pezzo richiede più tempo di una telefonata o dell'invio di un'e-mail, gli ingegneri si rivolgeranno al di fuori dell'approvvigionamento. Acquisti illeciti, fornitori ombra e fatture non documentate si verificano quando il canale ufficiale è più lento o più difficile di un workaround. La governance ne risente.
Un approccio a canale unico per la spesa della coda
Riduzione del numero di fornitori
Piuttosto che coinvolgere ogni microfornitore, l'approccio migliore è quello di convogliare tutti gli ordini di produzione di basso valore attraverso un'unica piattaforma o rete di fornitori di fiducia. In questo modo si riduce il numero di fornitori, si semplifica l'onboarding e si riduce il numero di relazioni da gestire.
Standardizzazione della qualità e della documentazione
Quando tutti i lavori di produzione una tantum passano attraverso un canale che impone controlli di qualità standard, documentazione e verifica delle capacità dei fornitori, si riduce al minimo la variabilità. La qualità dei pezzi migliora, i tempi di consegna si accorciano e l'approvvigionamento diventa più tracciabile.
Migliorare la visibilità degli acquisti
Quando i piccoli ordini vengono gestiti in modo coerente su un unico canale, con formati di PO/fattura standard e documentazione uniforme, l'approvvigionamento ottiene una visibilità completa sulla “coda”. Questo permette di creare report, analisi e controllo dei costi dove prima non c'era.
Come MakerVerse riduce la spesa della coda
La maggior parte delle spese di coda legate alla produzione si verifica attraverso: prototipi di lavorazione CNC, test di stampa 3D, kit rapidi di lamiere, piccole serie stampate a iniezione, pezzi di ricambio urgenti e iterazioni di progettazione in fase iniziale.
MakerVerse funge da canale consolidato per queste esigenze: quotazioni istantanee su CNC e stampa 3D, lamiera, e stampaggio a iniezione; selezione automatica dei fornitori in base alle capacità; un solo PO e una sola fattura, indipendentemente dal numero di subfornitori coinvolti; controlli di qualità e documentazione integrati; visibilità completa degli acquisti.
Invece di dover gestire decine di fornitori e un'infinità di piccoli ordini, l'ingegneria ottiene velocità e flessibilità, mentre l'approvvigionamento guadagna controllo, standardizzazione e minori costi per transazione.
Come iniziare a ridurre la spesa per la coda
Scegliere un canale preferenziale per tutte le produzioni non strategiche.
Sia chiaro: per tutti i lavori di produzione una tantum e a basso volume, questo canale è la strada giusta. Questo elimina la frammentazione e la dispersione dei fornitori.
Automatizzare le quotazioni e il routing
La velocità è ciò che tiene impegnati gli ingegneri. Un sistema che valuta istantaneamente diverse tecnologie, seleziona il fornitore ottimale ed emette un PO è molto più facile da usare rispetto all'invio di e-mail ad hoc.
Creare un processo che gli ingegneri seguiranno davvero
Se il percorso attraverso il canale preferito è più veloce e più facile di quello esterno, l'adozione avviene. Il Procurement deve rendere questo canale migliore in termini di velocità, trasparenza e facilità rispetto al workaround.
